はじめに
みなさんの職場では、「この仕事、誰かに任せたいけど手順が分かりづらい…」なんてことありませんか？
あるいは、「マニュアル作らなきゃと思いつつ、ずっと後回しになってる…」という声もよく聞きます。
業務マニュアルって、本当に大事なんですけど、いざ作ろうと思うと時間がかかるし、「誰がやるの？」問題も出てきがち。
しかも、特定の人だけがやり方を知っているような“属人化”が進むと、その人がいないだけで仕事が止まってしまう…なんてことも起こりえます。
そこで注目されているのが、ChatGPTを使った業務マニュアルの自動生成という方法です。
ChatGPTは、文章を自動で作ってくれるAI。
このAIに業務の流れやポイントを伝えるだけで、誰でもわかりやすいマニュアルが、あっという間に完成します。
時間のかかるマニュアル作成を「短時間で」「手軽に」「再現性高く」こなせるので、業務の効率化はもちろん、チーム全体でのナレッジ共有もスムーズになります。
この記事では、ChatGPTを使ってどうやって業務マニュアルを作ればいいのか、どんなメリットがあるのかを、初心者の方にもわかりやすく紹介していきます！
ChatGPTの使いかたが分からない方はコチラの使いかたガイドもあわせてどうぞ！
1. ChatGPTで業務マニュアルを作るメリット
さて、ここからは「ChatGPTでマニュアルを作ると、どんな良いことがあるの？」という部分を見ていきましょう。
実際に使ってみると、予想以上に便利で驚くかもしれませんよ！
⏱ 1. 作成時間の大幅短縮！
マニュアルって、手順を書いたり、言葉を分かりやすく言い換えたり、結構な時間がかかりますよね。
でも、ChatGPTを使えば、業務内容をざっくり伝えるだけで、あとは自動で文章化してくれます。
例えば、
「メール対応の手順を初心者にもわかるようにマニュアル化して」
といった感じで指示するだけで、数十秒後には完成版が出てくるんです。
これなら「マニュアル作らなきゃ…」というプレッシャーからも解放されますね。
👤 2. 属人化の防止に役立つ！
「この作業、○○さんしかやり方知らない」って状態、意外とどこの会社にもありますよね？
でも、それってとても危険。
その人が休んだり辞めたりしたら、仕事が回らなくなるかもしれません。
ChatGPTを使えば、個人の経験やノウハウを“言語化”して残すことができます。
つまり、「誰がやっても同じようにできる状態」が作れるんです。
🧠 3. ナレッジの共有・見える化が簡単
複数人が同じ作業をしているのに、手順ややり方がバラバラ…なんてこと、ありませんか？
ChatGPTで作成したマニュアルを共有すれば、統一されたやり方で業務を進めることができ、ミスや混乱も減ります。
さらに、出力された内容はあとから編集も可能なので、改善・アップデートもしやすいのが魅力です。
🛠 4. 更新もラクラク！
マニュアルって一度作って終わりじゃないですよね。
システム変更や業務内容の変更があったら、すぐに内容も更新する必要があります。
ChatGPTなら、
「この手順の○○の部分だけ、最新の内容に書き換えて」
といった指示で、一部だけ修正することも簡単にできます。
テンプレートや過去の出力をベースに修正できるので、いつでも最新版のマニュアルを保てます。
次は、実際にChatGPTを使ってマニュアルを作る流れを「ステップ形式」でご紹介していきます！
ChatGPTの基本操作をまだよく知らない方は、こちらのChatGPT使い方ガイドも合わせてご覧ください。登録から基本的な使い方まで初心者向けに丁寧に解説しています！
2. 実践：ChatGPTで業務マニュアルを自動生成するステップ
ではいよいよ、ChatGPTを使って業務マニュアルを作る方法を実践的にご紹介します。
難しそうに聞こえるかもしれませんが、やってみるとめちゃくちゃ簡単です！
ここでは、3つのステップに分けて解説しますね。
✅ ステップ1：まずは業務の流れを箇条書きでまとめよう
いきなり「マニュアル作って！」とChatGPTにお願いしても、うまくいかないことがあります。
まずはあなたの頭の中にある作業手順を、箇条書きでざっくり整理しましょう。
たとえば、「社内メール対応の手順」ならこんな感じ：
1. メールを受信したら内容を確認
2. 緊急度や対応の種類を判断する
3. 必要があれば関係部署に連携
4. 定型文を使って返信
5. メール内容を共有フォルダに保存
これくらい簡単でOKです！
✅ ステップ2：ChatGPTにプロンプト（指示）を出す
箇条書きができたら、ChatGPTに次のような感じでお願いしてみましょう：
🔍 プロンプト例：
以下の業務手順をもとに、新人でも理解できるような業務マニュアルを作ってください。
フォーマットは「タイトル→目的→手順→注意点」でお願いします。
【業務内容】
1. メールを受信したら内容を確認
2. 緊急度や対応の種類を判断する
3. 必要があれば関係部署に連携
4. 定型文を使って返信
5. メール内容を共有フォルダに保存このように、どんな形式で作ってほしいかも一緒に伝えるのがコツです。
そうすることで、より実用的なマニュアルが出力されます！
✅ ステップ3：出力された内容を確認＆必要に応じて修正
ChatGPTがマニュアルのたたき台を作ってくれたら、内容をチェックしましょう。
- 専門用語が難しすぎないか？
- 会社の実際のやり方とズレていないか？
- 表現がまわりくどくなっていないか？
こういった点を見て、必要に応じて人の手で微調整するだけで、立派なマニュアルが完成します！
以上が、ChatGPTで業務マニュアルを作る3ステップでした。
慣れてくると、5〜10分で1本仕上がるようになりますよ！
3. 実例紹介：マニュアル自動生成のビフォー・アフター
ここでは、ChatGPTを使う**前と後でどれだけ変わるのか？**を、わかりやすく比較してみましょう！
実際の現場でよくある「問い合わせ対応マニュアル」を例にしてみますね。
💬 手動で作成した場合（Before）
- 誰がどこまでやるのか分かりにくい
- 書くのに時間がかかり、途中で放置されがち
- 専門用語が多く、初心者が読むと混乱
- 作った人しか内容を理解できない
📝 例：
問い合わせ内容を確認後、適宜対応。必要に応じて他部署に連携。ケースバイケースで判断すること。
👉 これだと、「結局どうすればいいの？」ってなっちゃいますよね…
🤖 ChatGPTで自動生成した場合（After）
- 作業の流れがはっきりと明示されている
- 初心者にも伝わる言葉で書かれている
- フォーマットが統一されていて見やすい
- 他の業務にも応用しやすいテンプレート形式
📝 ChatGPT出力例：
タイトル：問い合わせ対応マニュアル（基本編）
目的：お客様からの問い合わせに対し、迅速かつ正確に対応するための手順をまとめたものです。
手順：
- メールもしくは電話で問い合わせを受けたら、内容を確認します。
- 問い合わせの種類（商品、トラブル、納期など）を分類します。
- 必要に応じて、担当部署に情報を引き継ぎます。
- お客様には定型の返信文を使って回答します。
- 対応内容は対応履歴フォルダに保存し、共有します。
注意点：
- 即答できない内容は「確認後、再連絡いたします」と伝え、放置しないこと。
- お客様の名前・会社名は必ず確認し、誤字脱字がないよう注意しましょう。
いかがでしょう？
こうやって比べてみると、ChatGPTを使うことで「見える化」「わかりやすさ」「再利用性」すべてがアップするのがわかりますよね！
さらに、手間も減って、ミスも防げる。まさに一石三鳥です。
より効果的な指示を出すには、プロンプト設計が重要です。詳しくはChatGPTプロンプトの作り方ガイドもチェックしてみてくださいね。
4. よくある課題とその対策
ChatGPTを使ったマニュアル作成はとても便利ですが、実際にやってみると「ここが難しい…」と感じることもあります。
でも大丈夫！よくある課題にはちゃんと解決策がありますよ。
以下の表にまとめましたので、困ったときの参考にしてください。
| 🔍 よくある課題 | 💡 解決策 |
|---|---|
| ChatGPTがちょっとズレた内容を出してくる… | 情報をもっと具体的に伝えるようにする（例：「誰が」「いつ」「どこで」などを明記） |
| 出力された文章がわかりにくい | 「初心者にもわかるように」など、出力スタイルを指定するプロンプトを使う |
| フォーマットがバラバラになる | 自分でテンプレートを用意し、「このフォーマットで作成して」と伝える |
| 業務知識が曖昧でうまく説明できない | まず自分で簡単にフローを箇条書きしてから、それをもとにChatGPTに入力する |
| 社内用語が正しく使われない | 社内で使っている言葉やルールを一緒に伝えておくと精度アップ |
| セキュリティが不安 | 機密情報や個人情報は入力しない。あくまで“たたき台”として使うのがおすすめ |
ChatGPTは「万能アシスタント」ではあるけれど、最後の仕上げは人間の目でチェックするのがベストです。
そうすることで、安全かつ実用的なマニュアルに仕上がりますよ！
5. ChatGPTで作る業務マニュアルの活用シーン
ChatGPTで作成したマニュアルは、ただの“手順書”にとどまりません。
ちょっと工夫すれば、いろんな場面で役立つ万能ツールになるんです！
ここでは、実際に使えるシーンをいくつかご紹介します。
🎓 新人研修・オンボーディング
新しく入ってきたメンバーに「この業務、やってみて」といっても、いきなりは難しいですよね。
そんなときにChatGPTで作ったマニュアルがあれば、新人でもスムーズに仕事を始められます。
「初日の準備」「メール対応のルール」「Slackの使い方」など、よくある業務をテンプレート化しておくと便利です！
🧾 アルバイト・パートさん向けの簡易マニュアル
短期間で業務を覚えてもらう必要があるアルバイトさんにも、やさしい言葉でまとめたマニュアルがあると安心。
ChatGPTなら「中学生でもわかるように説明して」と伝えるだけで、やわらかい表現に書き換えてくれます。
🔁 業務の引き継ぎ
「担当が変わるたびに引き継ぎがグダグダに…」という問題も、ChatGPTマニュアルがあれば解決。
過去の担当者からのフローや手順をもとに、引き継ぎ用マニュアルを自動で整えることができます。
💻 リモートワーク用のガイドライン
オンライン勤務が当たり前になった今、リモート用のルールや手順も重要ですよね。
「Web会議の設定方法」「勤怠の打刻方法」など、リモートならではのマニュアルも簡単に作成できます。
📞 コールセンター・接客対応のスクリプト
「お客様にこう聞かれたら、こう答える」
そんな対応スクリプトもChatGPTで作成できます。
トーンや言葉遣いも調整できるので、「丁寧な敬語で」「カジュアルな雰囲気で」など、シーンに応じた対応文を自動で生成できます。
🧩 その他の応用例
- 社内ツールの使い方マニュアル
- 申請書の書き方ガイド
- クレーム対応のフローチャート
- イベント運営マニュアル など
使い方次第で、「あれ？これもChatGPTで作れるんじゃない？」という気づきがどんどん出てくるはずです！
マニュアル作成だけでなく、業務全体の効率化に興味がある方は、ChatGPTビジネス活用プロンプト集も参考になりますよ！
まとめ：ChatGPTで業務マニュアルをもっとラクに、もっと速く！
業務マニュアルは、仕事の質を保ち、誰でも同じように業務をこなすために欠かせないツールです。
でも、作るのは時間がかかるし、言葉にするのも意外と難しい…。
そんな悩みを解決してくれるのが、ChatGPTによるマニュアル自動生成です！
🎯 ChatGPT活用のポイントまとめ
- 事前に業務の流れを箇条書きで整理すると、精度がアップ
- 出力フォーマットや言葉遣いをプロンプトで指定すれば、使いやすい内容に
- たたき台として使い、最後は人の目でチェックすれば安心
- 応用範囲が広く、研修・引き継ぎ・リモートワークなど、いろんな場面で活躍！
ChatGPTは、誰にでも扱える便利な相棒。
一度使ってみれば、「なんでもっと早く使わなかったんだろう…！」と思うはずです。あなたの職場でもChatGPTを活用して、“伝わるマニュアル”を効率よく作っていきましょう！
よくある質問（FAQ）
- QChatGPTで作成したマニュアルはそのまま使っても大丈夫？
- A
そのまま使っても形にはなりますが、最終チェックは必ず人が行いましょう。 業務の実情に合っているか確認するのが大事です。
- Qセキュリティ面は問題ないの？
- A
ChatGPTはクラウドサービスなので、社外秘の情報や個人情報は入力しないようにしましょう。公開可能な内容だけを使ってください。
- Q日本語のマニュアルも自然に作れるの？
- A
はい、日本語にも対応していて、敬語・丁寧語・カジュアルな表現まで自在に調整可能です。プロンプトで希望のトーンを伝えるのがコツ！
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