会議が終わったあと、「さあ議事録を作らなきゃ…」と思うと、ちょっと気が重くなりませんか。録音を聞き直して、話した内容を打ち込んで、体裁を整えて。それだけで1時間以上かかってしまうことも珍しくないですよね。
ChatGPTを使えば議事録作成がラクになるという話は聞くけれど、実際どこまで自動化できるのか、無料の範囲でどこまで頼っていいのか、そして社外に出せない話が含まれる会議でも使って大丈夫なのか。そのあたりがはっきりしないまま、なんとなく手を出せずにいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ChatGPTを使って議事録作成を効率化するための具体的な手順と、その途中で気をつけたいポイントについてお伝えしていきます。中小企業の現場で無理なく取り入れられる方法を、順を追って見ていきましょう。
ChatGPTで議事録は自動化できる？結論
先に結論からお伝えすると、ChatGPTだけで議事録作成のすべてが完結するわけではありません。ただし、やり方を工夫すれば、作業時間をかなり短縮することは十分可能です。
ポイントは、議事録作成を「1つの大きな作業」として捉えないことです。実際には、次の2つの工程に分けて考えると、何をAIに任せられて、何を人がやるべきかがはっきりします。
- 会議の音声を文字にする（文字起こし）
- 文字にしたものを読みやすい形に整える（要約・整形）
このうち、ChatGPTが得意なのは主に2つ目の「要約・整形」の部分です。前提となる情報や指示を与えてあげれば、決定事項やToDoを整理した形で議事録の下書きを作ってくれます。
一方で、会議の音声そのものをChatGPTに聞かせて、そこから直接高精度な文字起こしをさせるというのは、現時点ではあまり現実的ではありません。ここは専用の文字起こしツールやWeb会議ツールの機能に任せた方が、結果的にスムーズです。
つまり「文字起こしツール（またはWeb会議の機能）＋ChatGPT」という組み合わせで考えるのが、中小企業にとって無理なく続けられる方法だと言えます。
この後、それぞれの工程を具体的にどう進めればいいか見ていきますね。
ChatGPTだけで議事録が作れない理由
「録音データをそのままChatGPTに読み込ませれば、それで議事録ができあがるのでは?」と考える方は少なくありません。でも、実際にやってみると思ったようにいかないことが多いんです。
理由はシンプルで、ChatGPTがもともと得意としているのは「文章を理解して整理する」ことであって、「長時間の音声を正確に聞き取る」ことではないからです。会議のように複数人が入れ替わり発言する音声だと、次のようなことが起こりやすくなります。
- 誰が何を話したのか、発言者の区別があいまいになる
- 専門用語や社内特有の略称を聞き間違える
- 長時間の音声になるほど、途中で内容が抜け落ちる
特に発言者の区別（話者分離）は、専用の文字起こしツールが強みを発揮する部分です。誰の発言かがはっきりしていないと、議事録として「決定事項」や「担当者」を正確に残すことが難しくなってしまいます。
逆に言えば、会議の人数が少なく、内容もそこまで複雑でない短時間の打ち合わせであれば、簡単な文字起こしとChatGPTの組み合わせだけでも十分実用的な議事録に仕上がることが多いです。
目安としては、次のように考えてみてください。
- 参加者が2〜3人・30分以内の打ち合わせ → ChatGPT中心の対応で問題になりにくい
- 参加者が4人以上・1時間を超える会議 → 専用の文字起こしツールを併用した方が精度も手間も安定する
次は、実際に会議の音声をどうやってテキスト化するか、具体的な方法を見ていきましょう。
会議音声をテキスト化する方法
ChatGPTに要約や整形を任せる前に、まずは会議の音声を文字にする必要があります。この段階で使える方法はいくつかあるので、自分の会議スタイルに合ったものを選んでみてください。
オンライン会議なら標準機能で十分なことが多い
ZoomやMicrosoft Teamsを使ってオンラインで会議をしているなら、まずはそれぞれのツールに備わっている文字起こし機能を試してみるのがおすすめです。追加のアプリを用意しなくても、会議が終わった時点でテキストデータが手元に残るので、手軽に始められます。
対面での会議や打ち合わせが多い場合
一方で、対面での商談や打ち合わせが多い場合は、スマートフォンの録音アプリを使うか、専用のICレコーダー・AIボイスレコーダーで録音してから文字起こしにかける流れになります。
対面での録音機会が多い方には、身につけて使えるウェアラブル型のAIボイスレコーダーも選択肢の一つです。録音ボタンを押すだけで会話を記録でき、アプリ側で文字起こしまで自動で進めてくれるタイプもあるので、都度スマホを操作する手間を減らしたい方には向いています。
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この段階では、多少誤字脱字が残っていたり、「えーと」「あの」といった言葉（フィラー）が含まれていても気にしなくて大丈夫です。細かい調整は次の工程でまとめて行うので、まずは会議の内容をひと通りテキストに残すことを優先しましょう。
録音をする際は、必ず会議の参加者に一言伝えて同意を得てから行ってください。特に社外の相手との会議では、無断での録音がトラブルの原因になることがあります。
入力前に必ずすべき情報の前処理
テキスト化した会議データを、そのままChatGPTにコピー&ペーストしたくなる気持ちはよくわかります。でも、その前にひと手間かけておくと、後々のトラブルを避けやすくなります。
フィラーを取り除いておく
「えーと」「あの」「まあ」といった、話し言葉特有の言葉(フィラー)が大量に残ったままだと、AIが要約する際に余計な情報として拾ってしまい、出力の精度が落ちることがあります。全部を手作業で消す必要はありませんが、目立つ部分だけでも簡単に削っておくと、後の工程がスムーズになります。
社外秘・個人情報は入力前に隠す
ここが一番見落とされやすいポイントです。会議の内容に、顧客名、取引金額、未公開の企画内容などが含まれている場合は、ChatGPTに入力する前に、その部分を仮名や記号に置き換えておくことをおすすめします。
例えば、次のように置き換えるだけでも、リスクはかなり下げられます。
- 「株式会社〇〇」→「A社」
- 「山田太郎様」→「担当者様」
- 「売上目標500万円」→「売上目標〇〇円」
前処理が必要かどうかは、次のように判断してみてください。
- 社内だけの定例ミーティングで、外部に出せない情報がない → 簡単なフィラー除去だけでOK
- 顧客名・金額・未公開情報が含まれている → 入力前に必ず仮名化・マスキングを行う
「入力したデータがAIの学習にどう扱われるか」という設定面の話は、この後の見出しで詳しく説明します。
まずはこの段階で、内容そのものに機密情報が含まれていないかを確認する習慣をつけておくと安心です。
ChatGPTで精度を上げるプロンプトの書き方
前処理を済ませたテキストを、ただ「これを議事録にして」とだけ入力しても、それなりの形にはなります。ただ、もう少し工夫を加えるだけで、出力の質はぐっと変わってきます。
プロンプトに盛り込んでおきたい要素は、次の4つです。
- 役割を与える「あなたはプロの書記です」といった一文を最初に入れる
- 前提情報を伝える会議名、日時、参加者、議題を冒頭に書いておく
- 出力形式を指定する「決定事項」「議論の要点」「ToDo(担当者・期限つき)」のように、欲しい項目とその並び順を具体的に伝える
- 用語集を渡しておく社内用語やプロジェクト名など、誤変換されやすい言葉をあらかじめ書き添える
実際に比べてみると、違いがわかりやすいと思います。
例えば「以下の会議録を議事録にまとめてください」とだけ指示した場合、決定事項とただの雑談が同じような扱いで並んでしまうことがあります。一方で、「あなたはプロの書記です。以下は〇〇会議(参加者:A、B、C)の会議録です。決定事項・議論の要点・ToDo(担当者と期限)の3項目に分けて、箇条書きでまとめてください」のように指示すると、最初から読みやすい形で整理された文章が返ってくることが多いです。
また、一度の指示で完璧な仕上がりを求める必要はありません。出力を見たあとに、「ToDoに期限を追加して」「この部分をもう少し簡潔にして」のように、追加で指示を出しながら少しずつ整えていくやり方も効果的です。
会話形式でやり取りできるのは、ChatGPTならではの使いやすさと言えます。
AIが作った議事録は確認なしで使える？
ChatGPTが作った議事録を見て、「意外としっかりまとまっているな」と安心してそのまま共有してしまいたくなることがあります。でも、ここは少し立ち止まってほしいポイントです。
結論から言うと、AIが出力した議事録は、必ず人の目で確認してから使う必要があります。
理由は、生成AIには「ハルシネーション」と呼ばれる現象があるためです。これは、AIが事実と異なる内容を、あたかも正しいことのように作り出してしまうことを指します。悪気があるわけではなく、AIの仕組み上どうしても起こり得るものなので、出力された内容を鵜呑みにするのは避けたほうが安心です。
特に、次の4つの項目については、必ず元の会議データと照らし合わせて確認してください。
- ✅ 日時(会議の日付、次回開催日など)
- ✅ 金額や数値(売上目標、予算、数量など)
- ✅ 人名(担当者や発言者の名前)
- ✅ 決定事項(実際に何が決まったのか、抜け漏れがないか)
特に金額や日付の間違いは、社外への共有後に発覚すると信頼問題につながりかねません。確認せずに配布する前に、必ず担当者自身の目でひと通りチェックする時間を確保しておきましょう。
この確認作業を「面倒な二度手間」と感じるかもしれませんが、ゼロから議事録を書く時間に比べれば、確認だけで済む分、それでも十分な時短にはなります。
AIに任せる部分と、人が最後に見る部分。この役割分担を崩さないことが、安心して使い続けるコツです。
ChatGPT・Notta・Geminiどれを使うべきか
ここまで読んで、「結局うちの会社にはどれが合っているんだろう」と思われた方もいるかもしれません。ここでは、代表的な選択肢を整理しながら、選び方の目安をお伝えします。
比較する軸は、コスト・精度・セキュリティ・手間の4つです。
| ChatGPT(＋標準の文字起こし) | Notta等の専用ツール | Gemini | |
|---|---|---|---|
| コスト | 無料プランで始めやすい | 無料枠は録音時間に制限あり | Google Workspaceの契約内で使える場合が多い |
| 精度 | 要約・整形は得意 | 話者分離や専門用語対応に強い | Googleサービスとの連携がスムーズ |
| セキュリティ | プランによって学習利用の扱いが異なる | ツールごとに方針が異なる | 法人向けプランでは学習利用されない設定が可能 |
| 導入の手間 | すでに使っていればすぐ始められる | アプリの導入・設定が必要 | Google Workspace利用者なら追加の手間が少ない |
この表をふまえて、実際にどれを選べばいいか、目安をまとめると次のようになります。
- 会議が短く、社外秘の内容もほとんどない → ChatGPT中心の運用で十分
- 参加人数が多い、専門用語が多く出る会議が多い → 話者分離に強い専用ツールを併用
- 普段からGoogle Workspaceを使っている → Geminiの議事録機能を試してみる
専用ツールの中でも、Nottaは無料プランでも一定の文字起こしが可能で、多くの中小企業で使われています。無料プランでどこまでできるのか、具体的な制限や使い方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
また、GmailやGoogleドキュメントなど、普段からGoogleのサービスを使う機会が多いなら、Geminiによる議事録自動化も相性がいい選択肢です。Geminiでできることの詳細は、こちらの記事もあわせてチェックしてみてください。
どれか1つに絞り込む必要はなく、会議の種類によって使い分けている企業も多いです。
まずは自社で一番多いパターンの会議に合わせて、試しやすいものから始めてみるのがおすすめです。
ChatGPTで議事録を作る際の情報漏洩対策
ここまで前処理の話でも少し触れましたが、「そもそもChatGPTに入力したデータは、AIの学習に使われてしまうのでは?」という不安を持つ方は多いと思います。この点について、もう少し詳しく整理しておきましょう。
個人プランとチーム・法人向けプランでは扱いが違う
ChatGPTの無料プランやPlusプランでは、設定を変更しない限り、入力した内容がモデルの改善(学習)に使われる仕組みになっています。これを避けたい場合は、設定画面から「学習に利用しない」設定(オプトアウト)に切り替えることが可能です。
個人プランでオプトアウトを有効にすると、会話履歴を残す機能も同時にオフになる仕様になっています。過去の議事録を後から見返したい場合は、この点をふまえたうえで設定してください。
一方、ChatGPT TeamやEnterpriseといった法人向けプランでは、最初から入力データが学習に利用されない設定になっています。社内で機密性の高い会議の議事録を継続的に扱う予定があるなら、こうしたプランへの切り替えを検討する価値はあります。
プランを変えれば匿名化が不要になるわけではない
ここで誤解しやすいのが、「学習に使われないプランなら、社名や個人名をそのまま入力しても問題ない」と考えてしまうことです。学習利用の有無と、社内でのデータ管理ルールはまた別の話です。
Team・Enterpriseプランを使っている場合でも、顧客の個人情報や未公開の財務情報など、特に機密性が高い情報については、入力前の仮名化・マスキングを社内ルールとして続けておく方が安心です。
まとめると、判断の目安は次のようになります。
- 機密情報を扱う会議がたまにある程度 → 個人プランでオプトアウト設定を有効にして運用
- 機密情報を扱う会議が日常的にある → Team・Enterpriseプランへの切り替えを検討
- どちらのプランでも → 特に重要な情報は入力前のマスキングを習慣にする
情報漏洩のリスクは、議事録作成に限った話ではなく、AI活用全般に関わるテーマです。設定方法や対策についてより幅広く知っておきたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
よくある質問
-
Q無料のChatGPT(Free・Plusプラン)だけでも議事録の要約はできますか？
-
Aはい、要約や整形自体は無料プランでも行えます。ただし、無料プラン・Plusプランでは設定を変更しない限り入力内容が学習に利用される仕組みになっているため、機密情報を扱う場合は設定画面からオプトアウトを有効にしておくと安心です。継続的に機密性の高い会議を扱うようであれば、学習利用がされないTeam・Enterpriseプランへの切り替えも選択肢になります。
-
QChatGPTの音声入力機能を使えば、会議の録音データをそのまま議事録にできますか？
-
A音声入力機能は、その場でのやり取りや短い会話には向いていますが、複数人が入れ替わり発言する長時間の会議録音を、高い精度で発言者ごとに聞き分けることは得意ではありません。会議の文字起こしについては、Zoom・Teamsなどの標準機能や専用の文字起こしツールを使い、そのテキストをChatGPTで整理するという流れの方が、安定した仕上がりになりやすいです。
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Q英語の会議でもChatGPTで議事録は作れますか？
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A要約や整形自体は、ChatGPTが多言語に対応しているため、英語のテキストでも問題なく行えることが多いです。ポイントになるのはむしろ文字起こしの段階で、英語の発音やアクセントに対応した文字起こしツールを選んでおくと、その後の要約の精度も安定しやすくなります。
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