Googleドキュメントを開くたびに、サイドパネルのGeminiに同じような指示を打ち込んで、思った通りの形にならずにガッカリした経験はありませんか。参照させたい資料をいちいちコピペしたり、文体をゼロから指定し直したり…気づけば本来の作業より前準備に時間を取られていた、という人も多いはずです。
実は今回のアップデートで、そんな手間の多くが解消されました。この記事では、Googleドキュメントに統合されたGeminiで新しくできるようになったことを、実際の操作手順に沿って紹介していきます。
Googleドキュメント×Geminiは何が変わった？基本操作と3つの進化ポイント
今回のアップデートで、GeminiはGoogleドキュメントの「アシスタント」から「エージェント」へと役割が変わりました。指示に答えるだけの存在ではなく、Google Workspace全体のデータを読み込んで、能動的にアウトプットを出してくれる存在になったんです。
これまでのGeminiは、サイドパネル上で質問に答えてくれる便利な相談相手、というイメージに近いものでした。ただしその分、できることにはいくつか制限もありました。
3つの進化ポイント
特に変化が大きいのは、次の3つのポイントです。
- 参照範囲が広がった：これまではプロンプトに直接入力した内容が処理のベースでしたが、今はドライブ内の複数ファイルを直接読み込ませることができます
- フォーマット再現ができるようになった：文章でレイアウトを説明しなくても、お手本となる資料を渡せば同じ形式で作成してくれます
- 部分編集に対応した：ドキュメント全体を作り直すのではなく、必要な箇所だけを提案として反映できるようになりました
そのほかにも、自分の文体を学習させる機能や、企画のたたき台に合わせて差し絵を自動生成する機能なども加わっています。この記事では、これらを一つずつ手順とあわせて紹介していきますね。
本文下部のGemini起動エリアとサイドパネルの違い
アップデート後は、右上のサイドパネルを開く従来の方法に加えて、ドキュメント本文の一番下に常時Geminiのマークが表示されるようになりました。このマークにカーソルを合わせると、その場で直接プロンプトを入力して指示を送れます。
どちらも中身は同じGeminiなので、機能自体に優劣があるわけではありません。ただ、サイドパネルを閉じて本文下部から操作すれば、その分編集画面を広く使えるので、資料を見比べながら作業したいときには扱いやすく感じるはずです。
Googleドキュメントと連携できるAI機能は、実は今回の統合以外にもたくさん用意されています。Gmailやカレンダー、ドライブとの連携も含めて知りたい方は、こちらの記事もあわせてチェックしてみてください。
複数資料から文書を自動生成する方法
企画書や市場調査レポートなど、すでにドライブに保存してある資料をもとに、新しい文書をゼロから作ってもらいたいときに使える機能です。Geminiがドライブ内の該当ファイルを自動で読み込み、内容を反映した文書を数十秒〜1分程度で仕上げてくれます。
コピー&ペーストで情報をまとめ直す手間が省けるので、複数の資料を横断して1つの文書に落とし込みたいときに特に力を発揮します。実際の操作は次の手順で進めます。
- Googleドキュメントを新規作成して起動する
- 本文下部に表示されているGeminiマーク(またはサイドパネル)をクリックする
- 参照させたいドライブ内の具体的なファイル名と、作成したい資料の要件をプロンプト入力欄に記述する
- 送信ボタンをクリックする
プロンプトを入力するときは、参照してほしいファイル名と、仕上がりの分量やページ数まで具体的に伝えるのがポイントです。以下は実際の入力例です。
マーケティング資料を作成してください。参照してほしい資料はGoogleドライブ内に入れている、企画書、市場調査のレポート、キックオフの3つです。条件として、大体A4で2〜3ページくらいで作成してくださいこの指示を送ると、Geminiがドライブ内の3つの資料を自動で読み込み、市場環境や競合のポジショニング表、今後のアクションなどが整理された、フォーマット済みのマーケティング資料が生成されます。
ワンポイント
参照させたいファイルが多いほど、ファイル名はできるだけ正確に伝えるのがおすすめです。ファイル名があいまいだと、Geminiが意図と違う資料を参照してしまうことがあります。
既存資料のフォーマットをそのまま再現する方法
過去に作ったプレスリリースや提案書と同じレイアウトで、新しい文書を作りたいという場面は意外と多いですよね。そんなときは、お手本にしたいドキュメントをそのままGeminiに読み込ませることで、見出しの構成や項目の並び順を踏襲した文書を作ってもらえます。
レイアウトを言葉で説明する必要がないので、フォーマットが複雑な資料ほど手間の削減を実感しやすい機能です。手順は以下の通りです。
- 新規のGoogleドキュメントを開き、Gemini起動エリアにアクセスする
- 入力欄に新設された「プラス(+)ボタン」をクリックする
- メニューから「ドライブから追加」を選択し、手本にしたい既存ドキュメントをアップロードする
- プロンプトに、添付データを踏襲して新しい情報を書き起こすよう指示を入力する
- 送信ボタンをクリックする
プロンプトでは、どの資料をお手本にするかと、盛り込みたい新しい情報の両方を伝えます。入力例は以下の通りです。
添付したプレスリリースのデータを元に、同じ形式で新商品のプレスリリースを作成してください。盛り込んでほしい新商品の情報は以下の通りです：[具体的な新商品のデータを入力]送信すると、タイトルや導入文、開発背景、サービス概要、主な特徴、今後の展開、問い合わせ先といった、お手本の構成に沿って新商品の情報が当てはめられた文書が生成されます。
ワンポイント
生成された文書内に担当者名などを入力する箇所があるときは、キーボードで名前を打ち込むと、Google Workspaceのアカウント情報がメンション形式で呼び出され、クリックだけで差し替えられます。
自分の文体・口調を再現する「文を一致させる」の使い方
AIが作った文章って、どこか丁寧すぎたり、定型的な言い回しが目立ったりして、自分らしさが出ないと感じたことはありませんか。「文を一致させる」機能を使うと、過去に自分が書いた文章の癖や一文の長さをGeminiが解析し、そのトーンに合わせた文書を作ってもらえます。
単に「フランクな口調で」とプロンプトで指定するのとは違い、実際の文章データをもとに学習させる分、より自分の書き方に近づけやすいのが特徴です。手順は次の通りです。
- Googleドキュメントのツールバーにある「ツール」をクリックし、メニューから「分を一致させる(文を一致させる)」を選択する
- 「ドライブからドキュメントを追加」を選択し、自身が過去に作成した、再現したい文体で書かれているドキュメントをアップロードする
- アップロード後にスタイルと構造の解析結果が表示されるため、「確認」をクリックしてトーンを適用・確定する
- Gemini入力欄に、作成したいドキュメントの具体的な内容と、文体維持のための制約を記述して送信する
プロンプトには、書いてほしい内容に加えて、避けたい表現も伝えておくと精度が上がります。入力例は以下の通りです。
以下の内容で社内向けの週次報告を書いてください。添付したデータを元に、言葉遣い、文章の運び、一文の長さを揃えてください。過度に畏まった表現やAIらしい定型的な言い回しは使わないでください。盛り込む内容は以下の通りです：[週次報告の具体的な要点を箇条書き等で入力]送信すると、登録した過去の文章から読点や句点の打ち方、括弧の使い方といった癖まで反映された文章が出力されます。
注意
参照させる過去の文章が短すぎたり内容が簡易的すぎたりすると、再現精度が下がり、文章が短くなったり狙ったトーンに寄せきれなかったりすることがあります。効果を最大化したい場合は、ある程度まとまった分量のドキュメントを参照データとして用意しておきましょう。
既存ドキュメントを安全に書き換えるAI編集提案の使い方
すでにあるドキュメントの一部だけを修正したいとき、Geminiに頼むと全体を作り直されてしまって困った経験はありませんか。AI編集提案の機能を使うと、変更したい箇所だけを「提案コメント」として画面右側に表示させ、内容を確認しながら段階的に反映できます。
本文をいきなり書き換えられる心配がないので、既存の資料を別の用途に流用したいときなどに安心して使える機能です。手順は次の通りです。
- 修正を行いたい対象のドキュメントファイルを開く
- 画面下部のGemini入力欄を起動し、書き換えの要件や条件を詳細に入力して送信する
- 送信後、Geminiが該当箇所を自動検出し、画面右側のマージンに「修正提案コメント」として変更案を一覧表示する
- すべての変更提案をまとめて反映したい場合は、再度プロンプト入力欄に指示を入力して送信する
最初のプロンプトでは、どのドキュメントをベースに、どんな条件で書き換えたいかを具体的に伝えます。入力例は以下の通りです。
既存の提案書ドキュメントを、別のお客様向け(特定のターゲット・変更要件)の提案書に書き換えてください。変更内容は以下の通りです：[具体的な書き換え情報を入力]提案コメントの内容に問題がなければ、次のように指示を送るだけで、すべての変更をまとめて本文に反映できます。
コメントをすべて反映して修正して送信すると、本文が新しい書き換え案に一括で差し替わります。ここで気をつけておきたいのは、指示を送った時点で自動的に本文が確定するわけではなく、提案コメントを確認・適用するというひと手間が挟まる点です。
注意
修正が完了しても、画面右側にはコメントの履歴が残ったままになります。そのままだと画面が煩雑になってしまうので、最終的な完成版にする際は、自分で「キャンセル」などを押して履歴を消去・整理しておきましょう。
こうした自動化の考え方は、ドキュメント編集以外の業務にも応用できます。Googleドキュメント以外の場面でもGeminiを使って残業を減らしたい方は、こちらの記事もあわせて参考にしてみてください。
毎回同じ指示を省く「カスタム指示」の設定方法
プロンプトを送るたびに、文末の表現や箇条書きの数、専門用語を避けるルールなどを毎回書き直すのは地味に手間がかかりますよね。カスタム指示を使えば、こうした前提ルールをアカウントにあらかじめ登録しておけるので、以降は同じ指示を繰り返す必要がなくなります。
チームで文体を統一したいときや、自分なりのこだわりルールがあるときに設定しておくと、毎回の指示出しがぐっとラクになります。設定方法は次の通りです。
- Googleドキュメントの右側サイドパネルを開き、左上の「3本線(メニュー)アイコン」をクリックする
- 設定メニューから「設定」＞「カスタマイズ」＞「追加」の順にクリックする
- カスタム指示の登録フィールドに、常時適用させたい制約ルールを記述する
- 「追加」をクリックしてカスタム指示の設定を保存する
登録するルールは、次のように普段よく使う条件を具体的に書いておくのがおすすめです。
- 返答は常にデスマスで書く
- 専門用語は避け、必要な場合は身近な例を添えてください
- 箇条書きは3つまで
- その他、自社特有の専門表記ルールなど
設定が完了したら、あとは編集指示を出すときに、カスタム指示を適用してほしい旨を伝えるだけです。
作成したこちらの文章を、カスタム指示に従って文章を修正してこの指示を送ると、Geminiは登録されたルール(箇条書きを3つ以下に収める、親しみやすい言葉遣いにするなど)を自動で読み込み、条件を適用した修正案を出力します。内容に問題がなければ、下部に表示される「適用する」ボタンをクリックすれば本文に反映されます。
ドキュメント以外のGoogleアプリと組み合わせたAI活用術も知っておくと、業務全体の効率化にさらにつながります。気になる方はこちらもチェックしてみてください。
アイデア出しから差し絵を一括生成・挿入する方法
企画のブレインストーミングをした後、それぞれの案に合う画像を用意しようとすると、フリー素材サイトを一つずつ検索して探すだけでも意外と時間がかかりますよね。この機能を使えば、ドキュメント上でアイデア出しから画像の生成・挿入までを一気に済ませられます。
案ごとにモチーフを変えたり、画風を統一したりといった細かい指定もプロンプトでまとめて伝えられるので、資料の見栄えを整える作業がぐっと楽になります。手順は次の通りです。
- Geminiの入力欄にアイデア出しの指示を入力して送信する
- ドキュメント内に企画案のテキストが出力されたら、それらに合致する差し絵を一括で作成し、各見出しの下に自動で配置させるための、詳細な画像生成・レイアウトプロンプトを入力する
- 指示を送信する
- 出力に満足したら「すべて適用」をクリックしてドキュメントを確定させる
まずはアイデア出しの指示から始めます。入力例は以下の通りです。
新規プロジェクトの企画アイデアを10個ブレインストーミングしてください企画案が出力されたら、続けて画像生成のプロンプトを送ります。モチーフの重複を避けたい場合や、画風を統一したい場合は、条件をできるだけ具体的に書いておくのがポイントです。
上記で出した企画アイデア10個のすべてに対して、それぞれの内容に合う差し絵を1枚ずつ作成し、各案の説明文の下に挿入してください。条件：その案の内容がひと目で伝わるモチーフを1つだけ描く。案ごとにモチーフを変え、同じ絵柄の使い回しはしない。画風は10枚すべて統一し、青系統を基調とした柔らかいフラットイラスト調とする。画像内に文字は入れない。アスペクト比は横長とする送信すると、Geminiが内部の画像生成モデルを使って画像を連続生成し、各説明文の下へ差し絵として自動で挿入してくれます。挿入された画像は、四隅をマウスでドラッグすればサイズを自由に調整できます。
注意
画像の一括生成には、プランや利用規約による回数・機能の制限がかかる可能性があります。まとまった枚数を生成する前に、公式の最新情報を確認しておくと安心です。
利用に必要なプランと注意点
ここまで紹介してきた機能はどれも便利ですが、実際に使うには契約しているプランを確認しておく必要があります。個人アカウントか、会社・組織で使うアカウントかによって、必要なプランが異なるからです。
先に結論からお伝えすると、個人ならGoogle Oneの上位プラン、法人・組織ならWorkspaceのGemini拡張ライセンスが必要になります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
個人アカウントの場合
個人でGoogleドキュメントを使っている場合は、Google Oneの「AIプレミアム」プランへの加入が条件になります。無料プランや標準的な有料プランのままでは、今回紹介した機能の多くは利用できません。
ワンポイント
プラン名は「AI拡張プラン」など別の呼び方で紹介されているケースもあります。呼称が変わっている可能性があるため、契約前には公式サイトで最新のプラン名・内容を確認しておくと安心です。
法人・組織アカウントの場合
会社や学校などで発行されたアカウントを使っている場合は、Google Workspace側で該当のライセンス(Gemini拡張)を契約している必要があります。個人のGoogle Oneとは別の契約体系になっている点に注意してください。
自分のアカウントがどちらに当てはまるか、契約状況とあわせて整理すると次のようになります。
| アカウントの種類 | 必要なプラン | 契約先 |
|---|---|---|
| 個人アカウント | Google One AIプレミアム | Google One |
| 法人・組織アカウント | Workspace Gemini拡張ライセンス | Google Workspace(管理者経由) |
法人アカウントの場合、契約の可否や申し込み方法は組織の管理者が管理していることが多いため、まずは社内の情報システム担当や管理者に確認するのが確実です。
Geminiの基本的な使い方や無料でできる範囲についてもっと知りたい方は、こちらの記事で無料版との違いから解説しているので参考にしてみてください。
よくある質問
- Qサイドパネルの旧Gemini機能は使えなくなりましたか？
- A廃止されたわけではなく、これまで通り併用できます。本文下部のGeminiと中身は同じ機能なので、広い編集画面で作業したいときは本文下部から、サイドパネルの見え方に慣れている場合はそちらから、というように状況に合わせて使い分けて問題ありません。
- Q「文を一致させる」で読み込ませるデータは、どのくらいの分量が必要ですか？
- A短いメモ程度の分量では、文体の解析が浅くなり再現精度が下がる傾向があります。一文の長さや言葉遣いの癖までしっかり反映させたい場合は、ある程度まとまった長さの文章をアップロードしておくのがおすすめです。
- Q差し絵の一括生成に、枚数や回数の制限はありますか？
- A加入しているプランや利用規約によって、生成できる枚数や回数に制限がかかる可能性があります。まとまった枚数を一度に生成したい場合は、事前に公式サイトで最新の利用条件を確認しておくと安心です。
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