「マニュアルを作らないと」と思いつつ、気づけば後回しになっていませんか。書き出そうとしても何から手をつければいいかわからず、結局は口頭での引き継ぎに戻ってしまう。そんな経験がある方も多いはずです。
この記事では、ChatGPTを使って業務マニュアル・手順書を作る具体的な流れと、そのまま使えるプロンプトを紹介します。情報の集め方から、読みやすい文章に整える方法、作ったあとの運用の仕方まで、順番に見ていきましょう。
ChatGPTでマニュアルは作れるのか
結論から言うと、ChatGPTを使って業務マニュアルを作ることは十分可能です。ただし「ChatGPTに丸投げすれば完成する」というものではなく、人間がやることとChatGPTに任せてよいことを分けて考えるのがポイントです。
この役割分担を整理すると、次のようになります。
| 担当 | やること |
|---|---|
| 人間 | 現場の業務内容を集める／内容が正しいか確認する |
| ChatGPT | 集めた情報を整理する／読みやすい文章にまとめる |
ChatGPTは「バラバラな情報を筋道立てて整える」「文章の言い回しをそろえる」といった作業がとても得意です。一方で、実際の業務を体験しているわけではないので、現場の細かい情報を最初から知っているわけではありません。
そのため、まずは人間の手で必要な情報を集めるところから始める必要があります。次の項目で、その集め方を具体的に見ていきましょう。
現場情報の集め方｜音声メモも活用
マニュアルの読みやすさは、実は最初に「どんな情報を集めるか」でほとんど決まります。ChatGPTがどれだけ文章を整えるのが得意でも、元になる情報があいまいだと、出来上がるマニュアルもあいまいなものになってしまうからです。
まずは、対象となる業務の担当者に話を聞くところから始めましょう。このとき、次のようなポイントを時系列で書き出しておくと、あとの作業がぐっとラクになります。
- 1日の作業の流れ（朝一番に何をするか、どの順番で進めるか）
- 使用するツールやシステムの名前
- 判断に迷う場面での基準（どんなときにどう対応するか）
- 過去に起きたミスやトラブルの内容
ここで一つ、意外と役立つ方法があります。それは、実際に作業をしながら手順や注意点を声に出して記録する方法です。パソコンに向かって文章を打つより、作業の手を止めずに話すだけのほうが、細かいコツや「ここが地味に大事」という感覚まで拾いやすくなります。
作業中に両手がふさがっている場面が多い業務では、ボタン一つで録音を始められるウェアラブルタイプのAIボイスレコーダーを使うと、話した内容を自動で文字起こしまでしてくれるので、あとでまとめる手間を減らせます。
PLAUD NotePinのようなウェアラブル型のボイスレコーダーは、身につけたままボタンを押すだけで録音でき、話した内容をテキスト化までしてくれるため、現場のヒアリングメモ作りに向いています。
PLAUD NotePin
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実際にPLAUD NotePinを使ってみたくわしいレビューは、こちらの記事も参考にしてみてください。
もちろん、スマートフォンの標準的な録音アプリやメモアプリでも十分です。大切なのは、記録の手段そのものよりも「思い出しながら書く」のではなく「作業しながらそのまま記録する」ことです。
この方が、あとから抜けている情報に気づきにくいという失敗を防げます。
読みやすい手順書の「型」6要素
情報が集まったら、次に決めておきたいのが「型」です。型を決めずに書き始めると、人によって書き方がバラバラになったり、大事な項目が抜け落ちたりして、結局読みにくいマニュアルになりがちです。
たとえば、手順だけが書かれていて前提条件が書かれていないマニュアルを想像してみてください。読んだ人は「この作業をする権限があるのか」「必要なツールは何か」がわからず、手順の途中で手が止まってしまいます。こうした事態を防ぐために、最低限おさえておきたい構成が次の6つです。
- 目的：何のための業務なのか
- 前提条件：必要な権限や環境
- 用意するもの：使用するシステムや資料
- 手順：具体的な操作ステップ
- 注意点：ミスを防ぐためのポイント
- 例外・トラブル対応：うまくいかなかったときの対処法
この6つのうち、特に見落とされやすいのが「前提条件」と「例外・トラブル対応」です。手順そのものは書けても、この2つが抜けていると、初めてその業務をする人が予想外の場面で困ってしまいます。
逆に言えば、この6つの型さえ決めておけば、あとは各項目に情報を当てはめていくだけで、抜け漏れの少ないマニュアルの骨組みが完成します。
次は、この型に沿ってChatGPTに実際に文章を作らせる方法を見ていきましょう。
ChatGPTで構造化・執筆する手順
型が決まったら、いよいよChatGPTの出番です。集めたメモは、きれいに整理されていなくてもかまいません。バラバラな箇条書きのままコピーして貼り付けるだけで、ChatGPTがさきほどの6つの型に沿って整理してくれます。
まずは、次のようなプロンプトで構成案を作らせてみましょう。
以下の[作業メモ]をもとに、業務の流れを構造化し、次の型（1.目的、2.前提条件、3.用意するもの、4.手順、5.注意点、6.トラブル対応）に沿ってマニュアルの構成案を作成してください。
不足している前提や、失敗しやすい例外処理があれば、確認事項として私に質問してください。ここでのポイントは、あえてChatGPTに「足りない部分を質問させる」ことです。人間だけで洗い出すと見落としがちな前提条件や例外処理を、ChatGPT側から指摘してもらえるので、抜け漏れに気づきやすくなります。
構成案ができたら、次は本文の執筆です。ここで注意したいのが、マニュアル全体を一度に書かせないこと。一気に生成させると、一つひとつの説明が薄くなったり、途中で表現がブレたりしやすくなります。見出しごとに区切って、次のようなプロンプトを使いましょう。
あなたは業務改善コンサルタントです。[業務名]の操作手順の本文を作成してください。以下の条件に従ってください：
・対象読者は入社直後の新人社員です
・専門用語には簡単な説明を追加し、1文は50文字以内におさめてください
・手順は時系列に沿って番号付きで整理してください
・各ステップの直後に、失敗しやすいポイントと確認方法を1行で追加してくださいなお、文章だけでは伝えにくい画面操作が多い業務の場合は、テキストのマニュアルよりも動画のほうが向いていることがあります。そうしたケースについては、こちらの記事で自動化の方法を詳しく紹介しています。
生成後に必ず確認すべきポイント
ChatGPTが作った文章は、そのまま公開してしまいたくなるほど整った仕上がりになることが多いです。ですが、ここで一つ立ち止まってほしい注意点があります。ChatGPTは実際の画面や操作を見ているわけではないため、事実と異なる内容を、それらしい文章で書いてしまうことがあるという点です。
生成された内容をそのまま公開せず、必ず人の目で事実確認をしてから使ってください。特にボタン名や操作画面の名称は、実際の画面と食い違っていることがあります。
確認すべきポイントは、大きく分けて2つです。
- 画面のボタン名・数値との一致確認：実際にその業務を行いながら、マニュアルに書かれているボタン名やメニュー名、数値が現在の画面と合っているかを一つずつ照らし合わせます
- 初めての担当者によるテスト運用：その業務を一度もやったことがない人に、マニュアルだけを頼りに実際に作業してもらいます
特に2つ目のテスト運用は効果的です。作った本人やベテランが読むと「わかりやすい」と感じても、初めての人が読むと「この用語の意味がわからない」「この手順の後に何をすればいいのか書いていない」といった、経験者では気づけない抜けが見つかることがよくあります。
もしテストの結果、わかりにくい部分や情報の不足が見つかった場合は、最初から書き直す必要はありません。次のようなプロンプトで、該当箇所だけを修正させましょう。
先ほど生成したマニュアルについて、以下の修正を行ってください：
・専門用語をより平易な表現に変更してください
・初心者が間違えやすいポイントを強調してください
・操作によって分岐する作業（Yes/No）がある場合は、分かりやすく図解的に整理してくださいこの「試した人がつまずかずに最後まで完了できたか」を、マニュアルを公開してよいかどうかの一つの基準にすると判断しやすくなります。
マニュアルを形骸化させない運用法
ここまでの流れでマニュアルが完成しても、実はそこがゴールではありません。多くの現場で起きているのが、せっかく作ったマニュアルが更新されないまま古い情報として放置され、いつの間にか誰も見なくなってしまうという事態です。
これを防ぐために、まず取り組みたいのが保存場所を1箇所にまとめることです。Google Drive、OneDrive、Notionなど、普段チームで使っている共有ツールにマニュアルを集約しておくと、必要なときにすぐ見つけられるようになります。あちこちのフォルダに散らばっていると、探すだけで時間がかかり、結局使われなくなってしまうからです。
もう一つ大事なのが、更新のハードルを下げることです。業務内容に変更があったときは、次のように既存のマニュアルと変更点をあわせてChatGPTに渡すだけで、改訂版をすぐに作れます。
[既存のマニュアル本文]
上記の内容に、以下の変更点を反映してください。
[変更点の説明]ゼロから書き直す必要がないので、「更新が面倒だから後回しにする」という一番よくある形骸化のパターンを避けやすくなります。
なお、ここで紹介しているのはあくまで「1つの業務手順を書き残し、更新し続ける」ための方法です。もし複数の業務やノウハウをまとめて蓄積し、あとから検索できるようにしたいという場合は、目的が少し異なります。そうした情報の蓄積・検索の仕組みづくりについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
よくある誤解・注意点
マニュアル作成にChatGPTを使う前に、押さえておきたい注意点が2つあります。
1つ目は、情報漏洩に関する不安です。マニュアルには社内独自のルールや業務データを入力することが多くなりますが、顧客の個人情報や機密情報は入力しないようにしてください。あわせて、入力した内容がAIの学習に使われないようにする設定がないか確認しておくと、より安心して作業できます。
設定の名称や場所は、ChatGPTのアップデートによって変わることがあります。作業を始める前に、現在の設定画面で学習利用に関する項目がどうなっているか、実際に確認してから進めてください。
ChatGPTの設定については、こちらの記事でより詳しくまとめています。
2つ目は、GPTs（カスタムGPT）という機能についての誤解です。「特別な有料機能なのでは」と思われがちですが、これはあくまでChatGPTの使い方の一つで、特定の役割や指示を覚えさせたオリジナルのアシスタントを作れる仕組みです。
マニュアル作成に特化したアシスタントを作ることもできますが、これは応用的な使い方にあたるため、まずは基本の流れに慣れてから試してみると無理がありません。
まとめ
ChatGPTでマニュアルを作る流れは、情報を集める、型に沿って整理する、文章化する、そして人の目で確認するという順番でした。どのステップも欠かせませんが、なかでも「集めた情報が正確かどうか」と「実際に読んだ人が迷わず動けるか」の2点は、公開前に必ず立ち止まって見直したいポイントです。
一度にすべてを完璧に仕上げようとせず、まずは1つの業務でこの流れを試してみてください。実際に運用しながら手直ししていくことで、少しずつ使いやすいマニュアルに育っていきます。
よくある質問
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QChatGPT無料版でもマニュアル作成はできますか？
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A無料版でも、この記事で紹介したような情報の構造化や文章化は行えます。ただし、やり取りできる回数や一度に読み込める文章量には制限があるため、長いメモを一度に処理したい場合や、頻繁に修正を繰り返したい場合は、有料プランのほうが作業がスムーズに進みます。まずは無料版で1つの業務を試してみて、物足りなさを感じたら切り替えを検討するとよいでしょう。
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Q業種によってプロンプトは変えたほうがいいですか？
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A本文で紹介したプロンプトの型そのものは、業種を問わず使えます。ただし「対象読者」の部分を、実際の読み手に合わせて書き換えると、より使いやすい仕上がりになります。たとえば専門知識のある中途社員向けなら専門用語の説明を省く、逆に接客業でマニュアルを見ながら作業する場面が多いなら、1文をより短くするよう指定するといった調整が効果的です。
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Qマニュアルの分量が多い場合、途中で内容がずれることはありますか？
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Aはい、1回のやり取りで長いマニュアル全体を一気に生成させようとすると、前半と後半で表現のトーンがずれたり、途中の項目が省略されたりすることがあります。本文で紹介したように、見出しごとに分けて生成する方法を徹底することで、こうしたズレを防ぎやすくなります。分量が多いマニュアルほど、この分割作業を丁寧に行うことが仕上がりの安定につながります。
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